Jak otworzyć kawiarnię i nie utknąć w niej po uszy? To pytanie, które warto sobie zadać, zanim kupisz pierwszy ekspres. Bo kawiarnia to nie tylko ładny lokal i dobra kawa. To też wybór miejsca, decyzje sprzętowe, tona papierologii i codzienne ogarnianie rzeczy, o których wcześniej nie miałeś pojęcia.
W tym tekście przejdziemy przez to wszystko na spokojnie. Bez bajek. Krok po kroku: co trzeba ogarnąć, co warto przemyśleć, na czym nie przycinać, a co spokojnie można wynająć albo odłożyć na później.
Zanim pomalujesz ściany na „kawowy beż” i kupisz fartuchy dla obsługi, trzeba ogarnąć rzeczy, które są mniej instagramowe, ale dużo ważniejsze.
Poniżej masz skrót wszystkiego, co trzeba przemyśleć zanim w ogóle pomyślisz o menu z latte z pianką w kształcie serduszka:
Plan minimum:
- Lokal – gdzie? za ile? i czy tam w ogóle ktoś chodzi?
- Biznesplan – ile musisz zarobić dziennie, żeby nie zjadać oszczędności
- Wyposażenie – ekspres, młynek, wyparzarka do naczyń, etc.
- Ludzie – kto to będzie ogarniać i czy wie, co to jest flat white
- Menu – krótko, rozsądnie, bez ambicji na 14 rodzajów bajgli
- Formalności – sanepid, koncesja, kasa, papiery — bez tego nawet nie zaparzysz wody
- Marketing – szyld, social media, Google, żeby ktoś w ogóle się dowiedział, że istniejesz
Bez tych rzeczy nie ma kawiarni. Jest lokal z czajnikiem i rachunkami.
Lokal – czyli gdzie, za ile i czy w ogóle warto
Nie ma kawiarni bez miejsca. To oczywiste. Ale gdzie ją otworzysz, ma dużo większe znaczenie niż to, jaki ekspres postawisz na barze. Serio. Możesz mieć najlepszą kawę w mieście, ale jak nikt Cię nie znajdzie — to będziesz ją pić sam.
Lokalizacja, która działa, to nie zawsze ta „ładna i tania”
Brzmi brutalnie, ale:
- piwnica w bocznej uliczce = spokój… i zero klientów
- lokal po banku = dużo miejsca… ale czy ktoś tam w ogóle zagląda?
kamienica w centrum = klimat… i brak wentylacji + sąsiadka z problemem do wszystkiego
Na co warto zwrócić uwagę?
- Ruch pieszy – przejdź się tam rano, w południe i wieczorem. Stój, patrz.
- Widoczność z ulicy – szyld ma działać. Nie być „subtelny”.
- Do kogo mówisz? – studenci, pracownicy biurowców, okoliczni mieszkańcy?
- Czynsz + media – ile to Cię będzie kosztować, nie „na oko”, tylko co miesiąc.
- Stan techniczny – czy zrobisz coś z tym bez generalnego remontu i kredytu hipotecznego?
Jeśli myślisz o małym lokalu dla swojej kawiarni to polecam przeczytanie tego artykułu: https://taniezmywanie.pl/poradnik/kawiarnia-na-10-metrach-kwadratowych-jak-urzadzic-mala-przestrzen/ . Znajdziesz tu informacje dotyczące tego jak urządzić małą przestrzeń w kawiarni.
Biznesplan, czyli nie „zobaczymy jak pójdzie”, tylko ile dziennie musisz zarobić, żeby nie dokładać
Nie potrzebujesz trzydziestostronicowego dokumentu w PDF-ie. Potrzebujesz kartki, Excela albo kartonu po mleku sojowym, gdzie zapiszesz jedno: ile musisz zarabiać dziennie, żeby to się w ogóle spinało.
A potem dopiero myślisz o menu, o kolorze kafelków i nazwie lokalu.
Co trzeba policzyć?
Nie filozofuj, po prostu usiądź i wypisz:
Koszty stałe (czyli to, co płacisz, nawet jak nikt nie przyjdzie):
- czynsz
- media
- ZUS / księgowa / opłaty
- wynagrodzenia (tak, swoje też policz – chyba że planujesz żyć kawą)
Koszty zmienne (zależne od sprzedaży):
- produkty (kawa, mleko, ciasta itp.)
- opakowania (kubki na wynos, serwetki)
- środki czystości
- wynajem / kupno sprzętu
Wyposażenie – co musisz mieć, żeby wystartować, i nie pakować się w kredyt za 50 tysięcy
Wszyscy pokazują ekspres za 40 koła, regał z ziarnami i kawę z mlekiem, które było ubijane w rytm lo-fi. Ale prawda jest taka: kawiarnia to też sterta naczyń i pytania typu „czemu ta zmywarka znowu piszczy?”
Na początek: skup się na tym, co ma zarabiać
Zanim zaczniesz rozkminiać witryny chłodnicze i opiekacze do bajgli – zacznij od rzeczy, które faktycznie są konieczne, żeby serwować kawę:
- Ekspres ciśnieniowy – tu nie oszczędzaj, ale nie musisz brać nowego za 30 tys. Używany, sprawdzony model z dobrym serwisem spokojnie wystarczy.
- Młynek – W przypadku ekspresów kolbowych – Jeśli ekspres jest sercem, to młynek jest płucami. Bez świeżego mielenia nie ma dobrej kawy.
- Lodówka pod bar – mleko, śmietanka, napoje roślinne. Muszą być pod ręką i dobrze schłodzone.
- Zlew i miejsce na mycie – sanepid tego nie odpuści, nawet jeśli planujesz tylko kawę na wynos.
I to serio może wystarczyć na start, jeśli masz prostą koncepcję. Bez jedzenia, bez wypieków na miejscu, bez bajerów. Tylko dobra kawa i obsługa.
Co z myciem naczyń?
Tu zależy, czy chcesz robić na porcelanie, czy tylko na wynos.
Jeśli idziesz w kubki ceramiczne, talerze, szkło – to mycie ręczne szybko przestaje mieć sens. No i sanepid też będzie miał coś do powiedzenia.
Wtedy masz kilka opcji:
- Wyparzarka do naczyń – szybka, do szkła, filiżanek, nie zajmuje dużo miejsca
- Zmywarka kompaktowa nablatowa – przydatna przy ograniczonej przestrzeni
- Zmywarka pod blat – większy przerób, dobry wybór przy większym ruchu
? I nie, nie musisz tego od razu kupować. Można to po prostu wynająć — np. przez wynajmijzmywarke.pl. Bez wydatku na start, z serwisem w cenie i bez stresu, że coś padnie w pierwszy weekend.
Jeśli startujesz z małą kawiarnią i nie wiesz jeszcze, ile ruchu będziesz mieć, wynajem zmywarki daje Ci luz i pozwala przetestować, co działa — zanim wydasz kilka tysięcy.
Ludzie – kto powinien być za barem i ile osób ogarnie kawiarnię na start
Tu się zaczynają schody, bo każdy myśli, że „przecież to tylko kawa, to się ogarnie samemu”.
I tak, na samym początku możesz próbować samemu — ale tylko jeśli:
- masz naprawdę mały lokal,
- nie planujesz siedzenia (czyli kawa na wynos),
- masz organizację we krwi i odporność na ludzi bez kofeiny o 8:00 rano.
W każdym innym przypadku — prędzej czy później będziesz potrzebować ludzi.
Kogo warto mieć w zespole?
- Barista (lub ktoś, kto ogarnia ekspres i nie boi się ludzi) – nie musi mieć 10 certyfikatów, ale powinien:
- wiedzieć, jak zrobić espresso, które nie smakuje jak piołun
- umieć obsłużyć sprzęt bez zrywania bezpieczników
- rozmawiać z gośćmi tak, żeby chcieli wrócić
- Pomoc do ogarniania zaplecza / sali – może być na część etatu. Ktoś, kto:
- pomoże z myciem (tu zmywarka znowu się kłania)
- uzupełni mleko, ciastka, posprząta stoliki
- nie zgubi się wśród 5 zamówień naraz
Czy potrzebujesz managera?
Na start? Raczej nie.
To Ty jesteś osobą decyzyjną. Nawet jeśli nie stoisz przy barze, to musisz wiedzieć, co się dzieje, jakie są dzienne obroty, co się kończy i co nie działa.
Zatrudnianie managera na start to luksus.
Jeśli serio myślisz o zarządzaniu z kanapy – to lepiej poczekaj z otwieraniem lokalu.
Menu – czyli nie rób karty jak książki kucharskiej, bo gość i tak zamówi flat white albo latte
Tu się dzieją cuda.
Bo skoro otwierasz kawiarnię, to chcesz mieć wszystko. Flat white, matcha latte, kawa z tonikiem, do tego ciasta, bajgle, panini, owsianki, a może jeszcze napar z kwiatów pomarańczy. Bo konkurencja, bo goście, bo wypada.
No właśnie – czy wypada, czy warto, i czy ktoś to w ogóle zamówi?
Zacznij od prostej zasady: mniej = lepiej
Na starcie warto mieć krótką, prostą kartę, którą:
- ogarnie jedna osoba na zmianie,
- nie zawali Ci food costu,
- i nie będzie wymagać 15 różnych syropów oraz 6 rodzajów pieczywa.
Co warto mieć w menu kawiarni na start?
- Espresso, americano, cappuccino, latte, flat white – to się sprzedaje zawsze
- Mleka roślinne – jedno lub dwa, ale serio trzymaj na stanie, nie „jak będzie”
- Herbata, kakao, lemoniada / woda smakowa – dla tych, co nie piją kawy
- Ciasto lub dwa – najlepiej coś domowego lub lokalnego, a nie 17 rodzajów z hurtowni
- Opcjonalnie: bajgiel, kanapka, tosty – coś na szybko, co nie wymaga kuchni i sztabu ludzi
Jeśli chodzi o bardziej nietypowe pozycje zawsze warto wprowadzać po jednej, dwóch rzeczach raz na jakiś czas, by sprawdzić czy się sprzeda lub prowadzić specjalności dnia 
Formalności – czyli co trzeba załatwić, zanim ktoś zapyta, czy masz paragon
Nie da się od tego uciec. Nawet jeśli kawiarnia jest mała, przytulna i „na próbę”.
Jeśli chcesz sprzedawać kawę legalnie i nie mieć kontroli o 7:30 w poniedziałek, to musisz się przygotować na papierologię.
Nie jest tego jakoś strasznie dużo, ale jak coś pominiesz – to wraca jak bumerang.
Co trzeba załatwić na start?
- Działalność gospodarcza – najczęściej jednoosobowa. Można założyć online (CEIDG).
- PKD – najczęściej 56.10.A (restauracje, kawiarnie) i/lub 56.30.Z (kawa na wynos, cateringi itd.)
- Sanepid – czyli HACCP, dokumentacja, zatwierdzenie lokalu.
- Kasa fiskalna – jeśli przekroczysz limit (a przekroczysz), musisz mieć.
- Umowy z pracownikami – nawet jak to „koleżanka pomaga na weekend”, to lepiej mieć papier.
- Oznaczenia alergenów i cenniki – tak, musi być na widoku i zgodne z tym, co faktycznie podajesz
- Zgłoszenie do ZAIKS / STOART – jeśli leci muzyka w tle i to nie są Twoje prywatne playlisty
- Odbiór odpadów – trzeba mieć umowę
Pro tip:
Zanim zaczniesz remont – skonsultuj się z kimś, kto zna przepisy sanepidu.
Serio. Łatwiej jest przesunąć zlew przed malowaniem, niż kuć kafelki 3 dni przed odbiorem.
Marketing – czyli jak sprawić, żeby ktoś w ogóle przyszedł napić się tej Twojej kawy
Możesz mieć najfajniejsze logo, najładniejszy neon i najpyszniejsze flat white w dzielnicy — ale jak nikt o Tobie nie wie, to możesz sobie tym flat white’em co najwyżej umyć ręce.
Bez marketingu po prostu nie ma ruchu. Nie na starcie. Nie przy ogromnej konkurencji. I na pewno nie wtedy, gdy Twój lokal nie wychodzi bezpośrednio na deptak.
Co warto ogarnąć?
- Google Maps – wizytówka, zdjęcia, godziny otwarcia. Ludzie często szukają „kawiarnia obok mnie” i wybierają to, co wyskakuje na górze.
- Instagram / Facebook – nie musisz być influencerem. Ale pokazuj, że działasz: ciasto dnia, promocje, ludzie, klimat.
- Reklama lokalna – kilka złotych na promkę ulotkami w promieniu 3 km może dać lepszy efekt niż bilbord za tysiaka.
- Współprace lokalne – kwiaciarnia, salon fryzjerski, szkoła językowa – czasem wystarczy zaoferować zniżkę czy wymianę ulotkami.
- Otwarcie z pompą (albo przynajmniej z ciastkiem gratis) – zrób coś, żeby o Tobie mówili. Degustacja, darmowa kawa przez 2h, rabaty, baner na płocie.
- Artykuł w poczytnym portalu lokalnym – często takie portale oferują płatne artykuły sponsorowane, a czasami nawet wystarczy po ludzku napisać z pytaniem czy nie dałoby się wstawić posta na fb o nowym lokalu w mieście
Co lepiej olać?
- Logo za 5 tys. od „agencji kreatywnej”
- 300 postów zaplanowanych na miesiąc, jak jeszcze nie masz nawet lokalu
- Kampanie „na zasięg” bez targetowania — przepalisz budżet i tyle
Na koniec: Kawiarnia to fajna przygoda, ale jak chcesz przeżyć, to licz i obserwuj
Otwarcie kawiarni to nie jest rakieta na Marsa.
Ale też nie wystarczy lubić kawy i mieć ładny lokal.
Trzeba to policzyć, ogarnąć ludzi, wybrać lokal, w którym ktoś Cię znajdzie, i mieć sprzęt, który nie padnie w pierwszy weekend. A potem jeszcze pokazać się światu, żeby ktoś w ogóle przyszedł.
Czy to się opłaca?
Jak zrobisz to z głową – tak.
Jak pójdziesz na czuja, bo „marzysz o własnej kawiarni” – to możesz się obudzić z ręką w dzbanku z bezkofeinową. 
Checklista: zanim ktoś wypije u Ciebie pierwszą kawę
- Mam lokal w miejscu, gdzie ktoś rzeczywiście chodzi
- Wiem, ile muszę zarobić dziennie, żeby nie dokładać
- Ogarnąłem/am sprzęt, bez wpychania się w kredyt
- Wiem, co naprawdę chcę serwować – i to się da ogarnąć na 1–2 osobach
- Sprawdziłem/am, co mówi sanepid i księgowa
- Ktoś poza mną wie, że otwieram kawiarnię ?
- Mam plan, co robić, jak przyjdą trzy osoby dziennie przez pierwszy tydzień
